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              食品伙伴網服務號

              實驗室每天填的記錄表格,真的有效嗎?

              放大字體  縮小字體 發布日期:2023-03-10
              核心提示:日常記錄的各類表格是實驗室管理體系文件中的組成部分,與記錄屬于同一層級,是對已完成的檢驗工作各環節的真實記載,也是開展檢
              日常記錄的各類表格是實驗室管理體系文件中的組成部分,與記錄屬于同一層級,是對已完成的檢驗工作各環節的真實記載,也是開展檢驗活動的見證性文件。但因為記錄表格種類多、數量大,檢驗檢測機構目前編制的表格仍存在不科學、不依規的問題,所以本期整理了實驗室常用記錄表格編制的重點內容,希望對大家有所幫助!

              | 01. 編制記錄表格的要求
              | 02. 記錄表格的分類及目錄

              | 03. 編制中常存在的問題

              | 04. 針對其改進的建議

              一、編制記錄表格的要求

              實驗室日常要真實、完整、準確地記錄各項檢測活動,就需要編制好一套簡潔、實用且符合實際工作要求的記錄表格,首先要了解的就是記錄表格規范編制的要求:
              1. 記錄表格的充分性

              記錄表格應盡可能全面地反映檢測工作的全過程以及管理體系的運行狀態和效果,為質量管理和質量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好,原則是“做有痕、追有蹤、查有據”,體現客觀、規范、準確、及時的原則。

              在編制記錄表格時,要從總體上評價記錄的充分性,除依據檢測標準規定的必需信息外,記錄應包括:采樣或抽樣、樣品制備、儀器設備、環境條件、檢測地點、檢測時間、檢測依據、檢測人員、核驗人員等內容,確保全面、有效地記錄質量信息。

              2. 記錄表格的實用性
              對于事實上無法獲得的數據,或現有條件得到的數據是不真實的,以及那些不能為質量管理和質量保證提供依據的信息,不應體現在記錄表格中。所以,記錄除應按照統一要求設計外,還應廣泛吸收其他實驗室的經驗,緊密結合本單位實際情況來設計。
              3. 記錄表格的規范性
              標準化的記錄格式應統一,以便于填制、統計和分析,同時也為使用計算機進行信息管理打下基礎,如有國家或行業標準的記錄表格模板,應優先使用規定的統一格式。同時,要保證記錄的填寫規范、正確、清楚,以滿足可追溯性的要求。
              4. 記錄表格的方便性
              在檢驗檢測實際工作中,經常有怕麻煩,做了工作不填表的現象。因此,在記錄表格設計上應力求信息全面且使用方便。
              在確定每一記錄的內容時,應考慮記錄的方便性,同時保證記錄檢索方便。在保證信息全面的情況下,需要手工填寫的內容盡可能少,盡可能簡單。
              并不是每個崗位都要用到全部記錄表格,實驗室內部應有明確的說明。必要時,對某些較復雜的記錄表格要規定填寫說明。
              二、記錄表格的分類及目錄

              1. 記錄表格的分類
              記錄一般分為管理記錄和技術記錄兩大類,相關記錄表格也圍繞這兩類工作來編制、記錄。

              管理記錄:指實驗室管理活動中所產生的記錄,如合同評審、內部審核、管理評審、文件發放、會議簽到等。

              技術記錄:是指進行檢測所得的數據和信息的累積,也是檢測是否達到規定的質量或過程參數所表明的信息。具體信息一般應包括:項目名稱、時間、地點、編碼或序號、相關人員(包括檢驗人、核驗人)、儀器設備、環境設施、采用方法、實施過程、樣品描述等。

              2. 常用記錄表格目錄

              (1)《實驗室資質認定評審準則》等法律法規宣貫記錄;

              (2)監督員對檢測工作監督記錄表格;

              (3)管理體系文件宣貫記錄表格;

              (4)方針和目標的貫徹與實施情況統計記錄表格;

              (5)文件批準、發布、分發、管理、更改、歸檔等記錄表格;

              (6)采購文件審批、供應商評價和供應品符合性檢查記錄表格;

              (7)實驗室從客戶處搜集反饋資料記錄表格;

              (8)實驗室針對客戶申訴和投訴所開展的調查與糾正措施記錄表格;

              (9)糾正措施(原因分析、實施、監控、驗證)相關記錄表格;

              (10)措施(啟動、控制)相關記錄表格;

              (11)內部審核(計劃、通知、檢查表、首次會議、不符合項報告、末次會議、內審報告、跟蹤驗證)記錄表格;

              (12)管理評審(會議記錄、管理評審報告、改進措施、跟蹤驗證)記錄表格;

              (13)員工崗前培訓和資格確認記錄表格;

              (14)員工教育、培訓和技能考核記錄表格;

              (15)實驗室環境條件的監控記錄表格;

              (16)儀器設備使用記錄表格;

              (17)實驗室選擇使用新檢測方法記錄;

              (18)采用非標準方法確認及客戶同意記錄;

              (19)數據控制記錄;

              (20)合同評審記錄;

              (21)儀器設備的檢定、校準、核查記錄;

              (22)儀器設備(含標準物質)日常使用、維護、管理、檢定和校準狀態、期間核查記錄;

              (23)內部校準設備量值溯源記錄;

              (24)抽(取)樣品處置(標識系統,樣品接收、管理)記錄;

              (25)檢測樣品處置(標識系統,樣品接收、管理)記錄;

              (26)實驗室內部質量控制及方法評審記錄;

              (27)各種原始檢測記錄、報告副本;

              (28)其它記錄。

              三、編制中常存在的問題

              1. 遺漏必要的記填項
              遺漏必要的記填項,是檢驗檢測機構編制記錄的常見問題。例如:許多檢驗檢測機構編制的食品類菌落總數測定的記錄/表格,遺漏了檢測潔凈環境(潔凈度)這個重要的記填項。

              使用遺漏了必要記填項的記錄表格,將會造成相關信息數據不能予以記填,難以“確保每一項檢驗檢測活動技術記錄的信息充分”,也不利于“該檢驗檢測在盡可能接近原始條件情況下能夠重復”。

              2. 記錄一律表格化

              為了簡化檢測記錄的記寫,有的檢驗檢測機構把記錄一律表格化。但是,并非每項活動的記錄都適于表格化填寫,也非每項活動的每個內容都適于編入表格。例如:不少管理活動的記錄,因需要記寫的內容較多,而不適于表格化。

              3. 不當簡化與合并

              部分檢驗檢測機構在編制記錄表格時,刻意為了簡化記錄表格而忽略某些本不該忽略的記填項。

              有的檢驗檢測機構還把若干個(通常是相關的)檢測項目參數的檢測記錄,合并在同一個檢測記錄表格里,這樣做可能會造成類似“遺漏”的后果。

              4. 啟用不依規

              部分檢驗檢測機構的有關部門(人員)不經相應的審批程序而臨時使用新編制/修訂的記錄表格。

              由于未經審批程序,新編制/修訂的記錄表格未在管理部門備案,其在管理體系內的文件編號等難以保證符合體系文件規定。此外,還可能造成該記錄表格多個版本并行混用的現象。

              四、針對其改進的建議

              檢驗檢測機構應對有關員工,尤其新入職的檢驗檢測人員,進行記錄表格相關內容的培訓,加強員工對記錄表格重要性的認識,規范記錄表格的編制、啟用、記填和更改。具體的改進建議如下:
              1. 完整編制記錄表格

              尤其在編制檢測相關記錄表格時,要跟相關技術人員充分商討,確保記錄表格包括相應活動尤其是檢測的各個環節和每個必要的記填項,避免出現某個環節和必要記填項的遺漏。

              2. 適當表格化表格

              表格適用于填寫數字、符號或簡短的文句。對于需要記寫較多字符或文句的,編制成記錄較為適宜,避免過度表格化。

              3. 控制簡化合并

              編制記錄表格時,不能為了簡化記錄表格,而忽略某些應該記填的環節或記填項。

              對于間接檢測的項目參數,由于要對被檢對象(樣品)進行特定的處理,借助于一定的儀器設備和試劑材料,最后將檢測的觀測值代入特定的公式計算才得到檢測結果,鑒于這類檢測的復雜性和合并帶來的不便,應當對每個間接檢測的項目參數,分別編制檢測記錄表格,嚴格控制不當的合并編制。

              4. 依規啟用表格

              記錄表格在編制、修訂后應按照本機構質量管理體系既定的《文件控制程序》啟用,即先辦理編制和修訂記錄表格的申請和批準手續之后,方可啟用新編制/修訂的記錄表格,并將原記錄表格同時予以作廢,防止多版本的記錄表格混用,而致記錄表格的失控。
              文章(文字)來源:網絡 
              編輯:songjiajie2010

               
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