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              物料管理及供應商管理辦法

              放大字體  縮小字體 發布日期:2023-11-22  來源:采購與供應鏈管理學習平臺
              核心提示:物料管理及供應商管理辦法
              第一章   總  則
               
               
              第一條  為規范物料的計劃、采購、倉儲、出入庫等內部管理流程,控制存貨采購成本,防范存貨呆滯積壓的損失風險,促進公司經營管理水平和經濟效益的提高,特制定本制度。
               
              第二條  本制度中存貨范圍是公司在生產經營過程中為生產或銷售而儲存的各種有形資產,包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。
               
              第三條  存貨管理的一般原則:
               
              1、計劃性原則  存貨的采購、生產領用應按已審批的計劃進行;
               
              2、合同控制原則  除臨時性的零星采購外,所有存貨采購均應先簽訂合同,并按審批程序報批后方可實施;
               
              3、職責分離原則  存貨管理的不相容職務應實行部門或崗位的職責分離,如存貨的計劃與采購,采購與價格(合同)批準,采購與入庫(驗收),倉管與財務記錄,銷售與倉管,收、付款與賬務處理等實行分離;
               
              4、憑證記錄原則  存貨的收、發、轉移等應有相關憑證記錄;PMC管理
               
              5、賬實相符原則  存貨的會計記錄應與實際的數量、品質、狀態相一致。
               
               
              第二章   職責劃分
               
              第四條  存貨管理中倉儲部門的責任劃分
               
              ① 以“定貨通知單”為依據對存貨辦理驗收入庫;
               
              ② 通知質檢部門及時檢驗;
               
              ③ 打印“收料報告單”并提交審核簽字;
               
              ④ 制作登記“物料存卡”;
               
              ⑤ 拒收料的堆放及備查;
               
              ⑥ 編制及保送“倉存日報表”;
               
              ⑦ 依據“定額”或“超定額”、“補充領料單”發料;
               
              第五條   生產部門職責劃分
               
              ①編制月度(季、年)物料需求計劃;
               
              ②對采購部門采購實績的考核;
               
              ③編制外協件的需求計劃;
               
              ④臨時性采購計劃的下達及審批;
               
              ⑤生產領料單的制作及下達;
               
              ⑥“超定額”或“補充領料單”的審批及下達;
               
              ⑦參與合格供應商的評審;
               
              ⑧參與對生產環節物料及半成品的盤點分析。
               
              第六條   采購部門職責劃分
               
              ①依據“物料需求計劃”擬訂“采購合同”;
               
              ②分解“月度采購計劃”;
               
              ③下達“訂貨通知單”;
               
              ④對市場價格調整的收集處理;
               
              ⑤對“訂貨調整(取消)通知書”的處理及執行;
               
              ⑥協助物管及質檢部門對存貨進行驗收入庫;
               
              ⑦訂單執行情況進行跟進;
               
              ⑧發票及貨款跟進;
               
              ⑨參與“合格供應商”的評審工作;
               
              ⑩設定采購周期,達到經濟訂貨量的要求;
               
              ⑾其他物料的采購工作。
               
              第七條    財務部門職責劃分
               
              PMC管理
               
              ①月(季、年)物料需求計劃的審核;
               
              ②根據采購資金需求計劃籌集資金;
               
              ③入庫物料數量的核對;
               
              ④發票及有關入庫手續的審核結算;
               
              ⑤物料價格監控及差異分析;
               
              ⑥經濟存貨量的考核;
               
              ⑦參與合格供應商的評審;
               
              ⑧參與臨時性采購計劃的審批;
               
              ⑨參與對采購部門采購實績的考核;
               
              ⑩負責組織對存貨的盤點,并對盤點結果進行分析。
               
               
              第三章   供應商管理
               
              第八條   供應商優化管理
               
              供應商優化屬品質部重要職責之一,品質部應主導推動供應商優化工作,對供應商優化,并有足夠的否決權和調整權,制造、財務等部門須積極配合。
               
              第九條   合格供應商評定
               
              1、項目投產初期,由品質部負責組織收集、篩選有關供應商資料,并組織技術、制造、財務等有關部門進行審評,編制《合格供應商清單》,并報總經理批準后下發相關部門執行,制造部據此采購,財務部據此驗收付款結算。
               
              2、生產經營初期,每月由品質部組織相關部門對供應商進行評審,優勝劣汰,重新編制《合格供應商清單》。待合格供應商逐漸穩定后,每半年評審一次。
               
              第十條   臨時新增供應商評定
               
              1、當合格供應商無法滿足新的物料需求或無法達到公司對現供物料在品質、價格、供貨期等方面的要求時,采購員及其他有關部門需新增供應商時,由需求人員提供物料清單或新增加的供應商名單,交品質部初評;
               
              2、初評合格后,由采購員聯系供應商提供所需物料樣品及供應商資料;
               
              3、技術部門對樣品進行檢測合格后交品質部確認;
               
              4、品質部對供應商情況進行評估和評審,并組織技術、制造、財務部商談價格及服務;
               
              5、經總經理批準后的新增供應商由財務部納入合格供應商系統中,進行編碼;未經審批程序采購物料拒絕檢驗入庫,拒絕付款。
               
               
              第四章  存貨采購計劃
               
              第十一條   采購計劃是存貨管理的首要環節和重要環節,加強計劃管理是加強存貨管理,提高存貨周轉速度的主要手段,采購計劃分為季度、月度采購計劃及臨時性采購計劃。
               
              第十二條   季度(半年)物料需求計劃
               
              制造部根據每年初公司制定的有關年度生產計劃大綱,以及對生產情況的合理預計,作出“季度(半年)物料需求計劃”,并提交總經理審批。采購部門依據該計劃及《合格供應商名單》擬定“采購合同”!安少徍贤笔枪九c供應商簽訂的意向性采購計劃書,一般每季度(或半年)簽訂一次。具體執行合同標的以公司發出的“訂貨通知單”為準。
               
              采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度(或半年)物料需求計劃”、“采購合同審批表”依次提交制造部長、財務部門審核并呈總經理審批后方可與供應商正式簽訂。
               
              采購部門應對合同的全部內容負責,制造部主要審核合同的計劃性,財務部門主要負責審核價格,總經理負責合同的批準確認。
               
              第十三條    月度采購計劃.
               
              采購部門依“月度生產計劃”及技術工藝部門制定的材料工藝定額標準,考慮采購周期生產和倉庫庫存動態情況,結合公司的零部件加工能力,合理編制“月度采購計劃”。報制造部長及財務部門審核后呈總經理批準,與“采購合同”共同作為采購實施的依據。
               
               
              第五章  采購價格的確定及訂單審批
               
              第十四條   以制造部長和采購員為主,財務部參與供應商采購價格談判;
               
              第十五條   制造部根據供應商報價,提出意見,交由品質部門會簽,財務部審核后,報總經理批準,然后由供應商簽字蓋章確認生效;
               
              第十六條   未經總經理審批的價格無效,財務部應拒絕付款。
               
              第十七條   采購訂單的審批流程:
               
              1、一般情況下,要求采購價格協議簽署后方可下達采購訂單,特殊情況下可先采購,再定價,但定價時間不得超過物料入庫起算30天。
               
              2、采購員根據計劃編制采購訂單。
               
              3、采購訂單由制造部長審核,報主管副總經理審批執行,并報由品質部、財務部備案。
               
              4、對違反上述審批權限的采購訂單,倉管員不得辦理入庫手續。
               
               
              第六章  存貨采購實施
               
              第十八條   下達“訂貨通知單”
               
              日常采購實施采用“訂貨通知單”形式!坝嗀浲ㄖ獑巍笔枪九c供應商簽訂的“采購合同”的實際履行文件,也是公司倉庫允許收料、財務同意結算的必要依據之一。
               
              采購部門依生產計劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實際庫存動態及公司訂貨批量政策,將“月度采購計劃”分解到各供應商,發出“訂貨通知單”。
               
              “訂貨通知單”需分年度連續編號,呈制造部長審批。然后以傳真或其他由供應商簽收確認的形式發出。
               
              第十九條    定貨數量及價格的確定
               
              “訂貨通知單”累積訂貨數量一般不得超出“采購合同”。因生產原因確需超過,需呈總經理特別批準并補簽合同。
               
              “訂貨通知單”價格不得高于采購合同規定的價格。如市場價格已低于合同價格,采購部門必須按新的市場價格發出“訂貨通知單”;如市場價格已超出合同價格且供應商特別要求的情況下,可依核價程序呈總經理核準后執行。
               
              非特殊情況不允許發出無價格“訂貨通知單”。
               
              第二十條    訂貨的調整、取消
               
              如因生產計劃的變更等原因需調整或取消訂貨,采購部門應及時與供應商聯系,發出“訂貨調整(取消)通知書”。
               
              對訂貨的調整、取消,應盡一切努力爭取供應商的配合、支持。如供應商不考慮我方實際執意要繼續執行,則執行完該訂單后,暫停訂貨。待來年進行合格供應商年審時取消其資格。采購部門日常發出訂單時應考慮此因素,盡量將訂單做細,以避免囤積物料。
               
               
              第七章  存貨的檢驗和入庫
               
              第二十一條   物料驗收入庫原則
               
              ①公司所有物料都必須由倉庫辦理驗收入庫手續,除辦公用品等公司另有規定的以外,其他任何部門均不得代替倉庫驗收。
               
              ②除特殊采購或公司另有規定的以外,所有采購物料的實物入倉必須以“訂貨通知單”為允收依據。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進倉手續。
               
              ③未經質檢部門判定為合格品的物料不得驗收入庫。倉庫應將供應商送來的經質檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區并做明顯標識,不合格物料嚴禁發出使用,嚴禁與合格品混雜堆放。
               
              第二十二條    驗收、入帳流程
               
              對供應商送交的物料,倉管員應根據“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規的“送貨單”,仔細核對物料品名、規格、包裝、數量,確認無誤后在“送貨單”上簽名,并分別按以下情況處理:
               
              ①對當天能辦妥質檢手續且質量和數量都符合要求的物料,倉管員應及時將“送貨單”連同質檢報告提交倉庫總部,由倉庫總部電腦輸單員打印“收料報告單”(注:應注明質檢報告單號),并由倉管員在“收料報告單”上簽收后提交倉庫主管簽名確認。倉管員憑“收料報告單”及時登記“物料存卡”!拔锪洗婵ā币糜谖锲凤@眼位置。 
               
              ②對當天不能辦妥質檢手續的,由倉管員在“送貨單”上加蓋“未質檢”,暫按包裝收件,請供應商在3天內持本單到本公司倉庫換領正式“收料報告單”。
               
              對未開“收料報告單”或其他原因暫存于本公司(但未入電腦帳)且尚未退回、處理的物料,倉庫需用明顯的標識與正常物料相區別,并設立專門的備查簿進行登記。
               
              供應單位換領“收料報告單”時,倉庫應要求與經辦人在“收料報告單”結算聯和倉庫聯備注欄簽名并注明換領日期。
               
              ③各倉庫的倉管員應將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日報表”,還應同時登錄上月結存、當日進入、當月累計進入、當日發出、當日結存等詳細數據。
               
               
              第八章  采購結果的跟進、考核
               
              第二十三條    訂單執行情況跟進
               
              采購部門經辦業務員應根據質檢報告、倉庫日報表等及時跟進訂單執行情況,采用“訂單執行情況登記表”形式管理。對無訂單送貨不得辦理入庫手續。對生產中臨時采購的急需物料,必須經制造部長及財務部長審批方可購買,驗收入庫,月終對無定單庫存需盤點考核,對無定單庫存比例上升的原因要由生產計劃部門作出分析,調整采購計劃,提出改進措施。
               
              第二十四條    貨款結算跟蹤
               
              采購部門與財務部門共同負責貨款結算的跟蹤。其中采購部門負責根據合同、訂單及訂單執行進度、發票收取和已付貨款等情況提出資金需求計劃和付款申請;財務部門負責核對已收物料及相應發票、已付貨款數,對付款申請簽署審核意見。
               
              第二十五條    存貨周轉管理及考核
               
              根據生產特點,存貨周轉期超過三個月或自采購入庫之日連續一個月未使用的存貨既視同呆滯品,由財務部對采購部門提出預警,按照呆滯物料管理辦法進行考核。
               
               
              第九章  訂貨批量及采購周期
               
              第二十六條    采購部門應會同相關部門對各種物料分類設定采購周期,并考慮××行業的特點,及資金、采購成本等因素,設定最高存量、最低存量、經濟批量等指標值。日常采購盡量按最優經濟批量組織。
               
               
              第十章  存貨領用及發放
               
              第二十七條   生產定額領料
               
              制造部每日向車間下達“每日生產通知單”的同時,依“每日生產通知單”的排產數量和工藝技術部門制定的工藝定額標準,編制、打印“生產定額領料單”。
               
              “生產定額領料單”經制造部部長或其授權人簽署批準后,隨“生產通知單”同時下達,作為倉庫定額發料的唯一憑證。
               
              對于某些難以分批領用或分批領用難以適用于生產的物料,允許按月度排產計劃分批領用。
               
              第二十八條   超定額領料
               
              車間因加工報廢、超定額損耗等責任原因需超定額領料的,須填制“超定額領料單”辦理。
               
              “超定額領料單”由車間主任簽署并報制造部,核準后交倉庫發料。
               
              第二十九條   補充領料
               
              生產過程中發現材料質量不合格并將不合格材料退回倉庫后,車間可憑倉庫已簽收的“生產退料單”填制“補充領料單”,辦理補充領料。    
               
               
              第十一章   存貨盤點制度
               
              第三十條   各類存貨必須做到日清月結,保管員每月對存貨明細帳及存貨卡進行核對,對實物進行自查。財務部將不定期對各類存貨進行抽查。
               
              第三十一條   財務部將組織有關人員每半年對各類存貨進行大盤點,查找差異原因,對相關責任人進行責任處罰。
               
              第三十二條  本制度自  年 月  日正式執行。
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